EMPRÉSTIMOS DE DOCUMENTAÇÃO
Procedimentos
O empréstimo de documentos é uma forma de contribuir para uma maior difusão dos fundos arquivísticos. É frequente solicitar aos Arquivos documentos, quer para consulta de investigação, quer para exposições, o que pode causar percas ou deteriorações irreparáveis. Deverão, por isso, tomar-se todas as medidas necessárias para evitar esses riscos.
Com tal objectivo se procedeu à elaboração das seguintes normas ou procedimentos adoptados no Arquivo Municipal da Câmara Municipal de Amares.
- Pedido de empréstimo
A entidade requerente deverá solicitar com suficiente antecedência (no mínimo um mês antes da data prevista para a saída), o empréstimo dos documentos que deseja, dirigindo-se para tal ao Arquivo Municipal ou ao senhor Presidente da C.M.A.
- Concessão de autorização
Os documentos só podem sair do Arquivo Municipal mediante autorização concedida por despacho do Senhor Presidente da C.M.A., após informação do serviço de Arquivo. O Arquivo Municipal por seu lado só entregará os documentos, se tiver em seu poder a notificação do referido despacho.
- Informação do Responsável do Arquivo Municipal
O Senhor Presidente da C.M.A. fundamentará a sua decisão de autorizar a saída dos documentos do Arquivo Municipal, com base na informação favorável do Responsável do Arquivo, que, por sua vez, poderá solicitar o parecer técnico do N.A.M.-A.D.B./U.M.
Se não for aconselhável a saída de originais será sempre de encarar o envio de reproduções custeadas pela entidade organizadora da exposição.
- Seguro
Em princípio, todos os documentos que saírem do Arquivo Municipal deverão estar protegidos por uma apólice de seguro, durante o período de tempo que estiverem fora do Arquivo. A C.M.A. fixará o valor de cada peça, objecto de empréstimo. Esta avaliação será incluída no despacho de autorização.
A entidade organizadora da exposição efectuará o contrato de seguro com uma seguradora de sua escolha pelo valor previamente estabelecido.
A entidade organizadora da exposição só poderá retirar as espécies a emprestar do Arquivo Municipal mediante a entrega da apólice do seguro ou documento comprovativo de que a mesma foi emitida.
- Auto de entrega
Os documentos serão retirados do Arquivo Municipal por pessoal devidamente credenciado, mediante a assinatura de um auto de entrega. Se necessário indicar-se-á no auto o estado de conservação dos documentos emprestados.
- Duração das exposições
Não serão emprestados documentos para exposições com duração superior a três meses, não contando para efeito o período de montagem e o prazo de devolução.
- Embalagem e transporte
Os encargos com a embalagem e transporte ficarão a cargo do organizador da exposição.
É aconselhável que tanto a embalagem como o transporte sejam realizados por uma empresa especializada.
Pode admitir-se que o organizador da exposição realize a embalagem com o pessoal do Arquivo Municipal, com a condição de que os documentos sejam devidamente protegidos e envolvidos a fim de evitar a deterioração das peças por qualquer acidente.
Em determinados casos, quando o valor ou estado de conservação dos documentos o aconselhe, poderão exigir-se embalagens especiais.
- Reprodução de segurança
Todo o documento cujo empréstimo tenha sido autorizado deverá ser reproduzido em microfilme ou fotografia pela C.M.A., antes da sua entrega. Os encargos com a reprodução ficarão sempre a cargo da entidade organizadora da exposição. O negativo original ficará em poder da C.M.A.
- Restauro
Se for necessário, por razões de conservação, realizar algum tipo de restauro nos documentos a emprestar, este far-se-á ficando as respectivas despesas a cargo da entidade organizadora da exposição.
- Autorização de empréstimo para o estrangeiro
A entidade organizadora da exposição deverá encarregar-se dos trâmites de autorização de saída temporária, bem como dos trâmites alfandegários.
- Medidas de conservação
A entidade organizadora da exposição deverá garantir a segurança e a conservação dos documentos expostos mediante uma vigilância permanente, adequados sistemas de segurança) detecção e extinção de incêndios, controlo ambiental de humidade – humidade relativa entre 50 e 60% –, temperatura – entre 16 a 20 cº –, luz – iluminação artificial indirecta próxima dos 50 lux), correcta instalação das peças em vitrinas fechadas, com possibilidade de renovação de ar, não utilizando na montagem das mesmas qualquer elemento perfurador, aderente, etc., que possa danifica-los.
- Reprodução dos documentos
Não é permitida a reprodução dos documentos emprestados sem autorização da C.M.A.
- Catálogo da exposição
O catálogo da exposição deverá identificar a entidade detentora dos documentos, devendo ser enviados à C.M.A. pelo menos dois exemplares do catálogo, destinados ao Arquivo Municipal e à Biblioteca Municipal.
- Devolução
Concluída a exposição os documentos serão devolvidos ao Arquivo Municipal, findo o prazo fixado no despacho que autorizou o empréstimo.
Ao receber os documentos e antes de assinar o respectivo auto de recepção, o Arquivo Municipal procederá a uma revisão do estado de conservação dos mesmos a fim de detectar qualquer possível deterioração ou perca.
Se se verificar alguma anomalia incluir-se-á no auto de devolução uma nota sobre a mesma e dar-se-á conta dela ao Senhor Presidente da Câmara para o caso de se exigirem responsabilidades.
- Assinatura das condições de empréstimo
O Arquivo Municipal exigirá à entidade organizadora da exposição a assinatura de um documento, no qual confirma o conhecimento das normas de empréstimo e declara o compromisso de as cumprir.
Este documento, depois de assinado, deverá estar em poder do Arquivo Municipal antes da entrega dos documentos.
